Moduł dokumentów sprzedaży usprawnia codzienną pracę, zapewniając pełną kontrolę nad transakcjami oraz umożliwiając dopasowanie procesu wystawiania dokumentów do potrzeb Twojej firmy. Dzięki niemu możesz sprawnie zarządzać fakturami, paragonami i korektami, zachowując porządek w dokumentacji sprzedażowej.
Rozbudowane opcje konfiguracji pozwalają m.in. tworzyć własne serie dokumentów, ustawiać numerację, definiować szablony wydruków czy automatyzować wysyłkę dokumentów do klientów. Dzięki temu proces obsługi sprzedaży staje się bardziej uporządkowany, szybszy i łatwiejszy do skalowania wraz z rozwojem Twojego biznesu.
Typy dokumentów sprzedaży:
FV (faktura VAT): Podstawowy dokument sprzedaży
FV/OSS (faktura VAT OSS): Umożliwia rozliczanie VAT w jednym państwie bez konieczności rejestracji w innych krajach UE Wskazówka: Aby skonfigurować VAT OSS, w edycji serii (Dokumenty [Nowe] → Serie dokumentów) wybierz Podtyp:Faktura i zaznacz checkbox Dokument OSS.
PAR (paragon): Rejestracja sprzedaży detalicznej Uwaga: Sellingo nie wspiera opcji fiskalizowania paragonu za pomocą drukarki fiskalnej. Aby przeprowadzić fiskalizację, połącz Sellingo z Sellasist
KOR (faktura korygująca): Korekta wcześniej wystawionej faktury
Środowisko dokumentów sprzedaży wspiera automatyzację procesów — umożliwia szybkie wystawianie, edycję i wysyłkę dokumentów oraz personalizację szablonów, serii i numeracji zgodnie z wymaganiami Twojej firmy.
Konfiguracja dokumentów
Wskazówka: Wstępne ustawienia dokumentów zostały skonfigurowane tak, aby odpowiadały potrzebom większości użytkowników. Wszystkie ustawienia możesz dostosować do swoich potrzeb.
1. Aby utworzyć lub edytować serię dokumentów, przejdź do Dokumenty [Nowe] → Serie dokumentów.
2. Dodaj nową serię, klikając przycisk z ikoną plusa lub edytuj istniejącą serię.
3. Przechodząc do tworzenia lub edycji serii dokumentów, na ekranie zobaczysz formularz serii podzielony na dwie sekcje.
Sekcja: Ustawienia serii
Nazwa serii: Wpisz dowolną nazwę, np. Faktura Polska
Prefix/Suffix: Elementy wyświetlane odpowiednio przed i po numerze dokumentu (np. prefix/4/11/2025/suffix)
Kolor dla serii: Kolor dla serii dokumentu widoczny w panelu Sellingo
Typ: Określ rodzaj dokumentów:
– Sprzedaż: Nie wpływa na stan magazynowy
– Korekta: Dotyczy dokumentów korekcyjnych
Podtyp: Doprecyzowuje typ, np. dla sprzedaży może to być paragon czy proforma
Seria korekty dokumentu: Wybierz serię, która ma być powiązana z korektami wystawianymi do bieżącej serii dokumentów
Szablon wydruku dokumentu: Pozostaw domyślny lub utwórz/wybierz własny (zakładka Administracja → Szablony wydruków)
Wysyłka powiadomienia e-mail: Zaznacz, jeśli dokument ma być automatycznie wysyłany do klienta
Sposób usunięcia dokumentów: Zdecyduj, czy przy usuwaniu ma pojawiać się pytanie o powód usunięcia
Źródło VAT: Określ, skąd mają być pobierane stawki VAT
Data sprzedaży na dokumencie: Określ datę sprzedaży, jaka ma zostać umieszczona na dokumencie
Niepowiązany produkt: Pobierz VAT z zamówienia: Zaznacz, jeśli chcesz, aby w razie braku powiązania produktu system automatycznie pobierał stawkę VAT z zamówienia
Sposób wyliczania stawki VAT dla dostawy: Określ metodę naliczania stawki VAT dla kosztów dostawy (dokładna stawka albo domyślna dla kraju dostawy)
Źródło danych produktów: Wybierz, skąd mają być pobierane dane o produktach
Dodaj koszt wysyłki: Automatyczne doliczanie kosztów dostawy do dokumentu
Nazwa pozycji z kosztami dostawy: Nazwa, jaka zostanie nadana dla pozycji z kosztami dostawy
Termin płatności: Ustaw liczbę dni na zapłatę lub wybierz opcję Zapłacono
Źródło waluty: Wybierz źródło kursu waluty
Automatyczne przeliczenia do waluty podstawowej: Zaznacz, aby system automatycznie przeliczał kwotę na walutę podstawową. Ta opcja spowoduje utratę informacji o pierwotnej walucie
Szablon pól dodatkowych: Definiowanie własnych pól wyświetlanych na dokumentach (możesz je utworzyć w zakładce Szablony pól dodatkowych)
Wyłącz walidację danych kupującego: Zaznacz, jeśli chcesz, aby Sellingo pozwalało ręcznie wystawiać dokument bez uzupełnionych danych kupującego
Bez danych odbiorcy: Zaznacz, jeśli nie chcesz zapisywać danych odbiorcy.
Status zamówienia do tworzenia dokumentu: Status zamówienia, w którym system wygeneruje dokument z tej serii. Dokumenty można także wystawiać poprzez akcje automatyczne
Status zamówienia do usuwania dokumentu: Status zamówienia, w którym system będzie usuwał dokumenty. Pozostaw puste, jeśli nie chcesz usuwać dokumentów w ten sposób
Status zamówienia w przypadku wystąpienia błędu: Wybierz, do jakiego statusu ma trafić zamówienie w przypadku błędu podczas generowania dokumentu z tej serii
Status zamówienia do aktualizacji dokumentu: Wybierz status zamówienia, w którym dokument może być zaktualizowany. Pozostaw puste, jeśli nie chcesz automatycznie aktualizować dokumentów
Reset numeracji: Ustaw, czy numeracja ma się automatycznie zerować, np. co miesiąc lub rok
Początkowy numer: Określ numer startowy dla bieżącej serii. Po wystawieniu dokumentu z tym numerem przywróć ustawienie do wartości domyślnej — w przeciwnym razie w kolejnym miesiącu numeracja ponownie rozpocznie się od tej wartości
Format numeracji: Wybierz format numeracji dla serii dokumentu
Uwagi: Dodatkowe informacje przypisane do serii dokumentów. Pole jest dostępne jako zmienna w szablonach wydruków (wykorzystywana w domyślnych szablonach). Może służyć m.in. do prezentowania podstawy zwolnienia z VAT na wydruku
Sekcja: Dane firmowe
Uzupełnij wymagane dane firmowe.
Wskazówka: Aby przygotować wersję dokumentu w innym języku, przejdź do Administracja → Szablony wydruków → Dodaj szablon.
Dokumenty sprzedaży
Po skonfigurowaniu serii, możesz rozpocząć wystawianie dokumentów sprzedaży. Można to zrobić na dwa sposoby — bezpośrednio z poziomu zamówienia lub z zakładki Dokumenty sprzedaży.
Z poziomu zamówienia
1. Przejdź do Zamówienia → Zamówienia → Wybrane zamówienie.
2. Najedź kursorem na przycisk Dokumenty [Nowe], a następnie wybierz Wystaw dokument sprzedażowy.
Z poziomu zakładki w dokumentach
1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Dokumenty sprzedaży i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Z rozwijanej listy wybierz odpowiedni typ dokumentu i zatwierdź wybór.
3. W sekcji Pobierz dane z zamówienia wpisz numer zamówienia, dla którego chcesz wystawić dokument, a następnie kliknij Pobierz. Dane z zamówienia zostaną automatycznie uzupełnione, a ewentualne brakujące informacje uzupełnisz ręcznie.
Po pobraniu danych z zamówienia, na dole strony, w sekcji Produkty, zobaczysz wszystkie produkty powiązane z danym zamówieniem.
4. W sekcji Informacje uzupełnij dane dotyczące dokumentu (np. data, numer serii, sposób płatności).
Faktura do paragonu: Jeśli do zamówienia najpierw zostanie wystawiony paragon, a następnie faktura, dokument faktury zostanie oznaczony jako faktura do paragonu
5. W sekcji Kody GTU możesz przypisać odpowiednie kody, zaznaczając właściwe checkboxy. Możesz dodać ich dowolną liczbę.
6. Jeśli wcześniej skonfigurowałeś pola dodatkowe, również pojawią się w tym miejscu i będą dostępne do edycji.
Zmiany bezpośrednio na liście dokumentów
Dokumenty wspierają także bezpośrednie akcje, takie jak drukowanie, edycja i usuwanie wielu dokumentów jednocześnie.
Wskazówka: Usunięte dokumenty nie są trwale usuwane, a zamiast tego trafiają do archiwum. Aby je wyświetlić, kliknij przycisk Pokaż filtr i zaznacz opcję Pokaż usunięte.
Eksporty
Eksporty pomagają wygodnie generować zestawienia i pliki z dokumentami sprzedaży w wybranym formacie. Dzięki temu możesz szybko przekazać dane do systemu księgowego, ewidencji lub analizy sprzedaży.
Jak utworzyć eksport
1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Eksporty i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Z rozwijanej listy wybierz typ eksportu.
3. Na ekranie zobaczysz formularz tworzenia nowego eksportu.
Zakres dat: Określ, jaki przedział czasowy mają obejmować dane
Typ wybranej daty: Wybierz, według jakiego kryterium ma być liczony okres
NIP: Określ, czy chcesz wyeksportować wyłącznie dokumenty zawierające numer NIP, tylko dokumenty bez NIP, czy też wszystkie — niezależnie od tego, czy NIP występuje
Serie numeracji: Wskaż, które serie dokumentów mają zostać uwzględnione
W sekcji Format eksportu wybierz jeden z dostępnych formatów pliku (np. CSV, JPK, EPP) w zależności od potrzeb systemu księgowego lub ewidencyjnego.
Po wypełnieniu formularza eksportu kliknij przycisk Zapisz, aby wygenerować eksport.
Szablony pól dodatkowych
Szablony pól dodatkowych pozwalają dodawać własne pola do dokumentów — np. informacje o numerze partii, kolorze produktu czy sposobie pakowania. Dzięki nim możesz lepiej dopasować dokumenty do potrzeb swojej firmy i zachować spójność danych.
Jak utworzyć szablon pola dodatkowego
1. Przejdź do Dokumenty [Nowe] → Szablony pól dodatkowych i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Na ekranie zobaczysz formularz nowego szablonu.
Nazwa szablonu: Wpisz dowolną nazwę, pod którą rozpoznasz szablon w panelu Sellingo
Typ pola: Wybierz typ Text (pole tekstowe) lub Select (lista opcji do wyboru) Wskazówka: Typ Select pozwala przygotować listę wartości, np. Kolor: czerwony, niebieski, zielony
Nazwa pola: Nazwa widoczna na szablonie wydruku
Tytuł pola: Nazwa wyświetlana w edycji dokumentu
Domyślna wartość: Treść, która będzie automatycznie wpisywana w pole (można ją później zmienić)
Opcje (dla typu Select): Wpisz możliwe wartości, oddzielając je przecinkami, np. S, M, L, XL
Po zapisaniu szablonu możesz przypisać go do wybranej serii dokumentów w ustawieniach serii. Dzięki temu pola będą automatycznie pojawiać się przy tworzeniu nowych dokumentów.
KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Pełną instrukcję konfiguracji KSeF znajdziesz w tym artykule.
