Platforma sklepowa a system OMS – różnice i moment na rozszerzenie
Własny sklep internetowy, konto na Allegro, może jeszcze OLX. Zamówień przybywa, a razem z nimi: ręczne przepisywanie adresów do systemów kurierskich, rozbieżności między stanami magazynowymi w różnych kanałach, pomyłki przy pakowaniu. Platforma sklepowa radzi sobie z obsługą witryny i przyjmowaniem płatności, ale zaczyna zawodzić tam, gdzie sprzedaż wymaga koordynacji wielu źródeł naraz.
Rozwiązaniem jest podział obowiązków. Platforma sklepowa (np. Sellingo) odpowiada za witrynę, katalog produktów i bezpośrednią sprzedaż. System OMS (Order Management System, czyli system zarządzania zamówieniami) przejmuje wszystko, co dzieje się po kliknięciu „kupuję” – od przypisania zamówienia, przez kompletację w magazynie, po wysyłkę i zwrot.
Spis treści:
Najważniejsze informacje:
- Platforma sklepowa obsługuje stronę widoczną dla kupującego: witrynę, koszyk, płatności, podstawową synchronizację z jednym serwisem sprzedażowym. System OMS to zaplecze operacyjne: centralne zarządzanie zamówieniami, stanami magazynowymi i wysyłką ze wszystkich kanałów jednocześnie.
- Sygnałem do rozszerzenia bywa próg ok. 100 zamówień miesięcznie, dołożenie drugiego lub trzeciego kanału sprzedaży albo pierwsze przypadki tzw. oversellingu, czyli sprzedaży towaru, którego fizycznie brakuje na magazynie.
- Sellingo i system OMS z grupy eSprzedaż zostały zaprojektowane do współpracy – ich połączenie nie wymaga pisania dodatkowego kodu.
- OMS wnosi m.in. moduł WMS (Warehouse Management System) do obsługi magazynu za pomocą skanerów, automatyczne akcje (faktura, kurier, powiadomienie) oraz rozbudowany moduł obsługi zwrotów i reklamacji (RMA).
Czym różni się platforma sklepowa od systemu OMS?
Różnicę najłatwiej zrozumieć przez analogię do podziału ról. Platforma sklepowa tworzy i prowadzi sklep internetowy: wyświetla produkty, obsługuje koszyk, przyjmuje płatności. System OMS wkracza w momencie złożenia zamówienia. Zbiera je ze wszystkich podłączonych źródeł sprzedaży i prowadzi przez magazyn aż do doręczenia.
Cztery wymiary, w których ta różnica jest najbardziej widoczna to:
- Rola w procesie. Platforma to warstwa, którą widzi kupujący – witryna, karty produktowe, szata graficzna. OMS to warstwa, z którą pracuje zespół operacyjny: statusy zamówień, etykiety, dokumenty, zwroty.
- Wielokanałowość. Platforma sklepowa bez problemu obsłuży własny e-sklep i prostą, dwustronną synchronizację z Allegro. Przy trzecim, czwartym kanale (OLX, Empik Marketplace, eBay, hurtownie) zaczynają się zatory. OMS zbiera zamówienia i stany ze wszystkich tych źródeł w jednym panelu.
- Logistyka. Platforma oferuje zmianę statusów i druk etykiet. OMS umożliwia obsługę magazynu za pomocą skanerów kodów kreskowych, wyznacza najkrótszą trasę kompletacji między regałami i automatycznie drukuje dokumenty wysyłkowe po zeskanowaniu ostatniego produktu.
- Połączenie z księgowością. Platforma generuje faktury. OMS zapewnia automatyczny, dwukierunkowy przepływ danych do zewnętrznych programów finansowo-księgowych (Fakturownia, wFirma) i systemów ERP (Subiekt, Comarch ERP Optima, WAPRO).
Co zrobi sama platforma, a gdzie potrzebne jest wsparcie systemu OMS?
Oba narzędzia obsługują inne etapy procesu sprzedaży i nie konkurują ze sobą. Platforma sklepowa typu Sellingo buduje i utrzymuje sklep internetowy. Odpowiada za:
- prezentację katalogu produktów – szata graficzna, karty produktowe, warianty, zdjęcia;
- obsługę procesu zakupowego – koszyk, bramki płatności, potwierdzenia transakcji;
- prostą sprzedaż dwukanałową – sklep i Allegro z synchronizacją stanów i cen;
- automatyczne powiadomienia e-mail/SMS o zmianie statusu;
- podstawowe alarmy stanów magazynowych w panelu administracyjnym.
Przy jednym sklepie i jednym serwisie sprzedażowym to wystarcza, ale problem pojawia się, gdy kanałów przybywa, a do tego każdy z nich ma własny format danych i niezależny system aktualizacji stanów. Gdy sprzedaż wykracza poza jeden-dwa kanały, OMS przejmuje kontrolę nad następującymi operacjami:
- Zarządzanie wielokanałowe. Zamówienia z Allegro, OLX, Empik Marketplace, Erli czy eBay trafiają do jednej listy. Sprzedawca nie przeskakuje między sześcioma zakładkami w przeglądarce.
- Zaawansowana logistyka WMS. Zbieranie i pakowanie zamówień przy użyciu skanerów lub kolektorów danych. System podpowiada najkrótszą drogę po magazynie i weryfikuje poprawność skompletowanej paczki.
- Obieg dokumentów z ERP i księgowością. Automatyczne przekazywanie faktur, korekt i danych adresowych do programów finansowo-księgowych. Bez ręcznego przepisywania.
- Obsługa hurtowni i sprzedaży bez własnego magazynu. Import produktów z zewnętrznych katalogów, automatyczna aktualizacja cen i dostępności od dostawców.
Po jakich sygnałach poznać, że pora na system OMS?
Nie istnieje jedna magiczna liczba zamówień, po której trzeba wdrażać OMS. Istnieją natomiast powtarzalne wzorce, które sygnalizują, że dotychczasowe narzędzia przestają wystarczać.
Jednym z nich jest próg wolumenu. Orientacyjna granica to około 100 zamówień miesięcznie. Przy tej skali metody, które sprawdzały się wcześniej – ręczne kopiowanie danych, wyrywkowe sprawdzanie stanów – zaczynają generować więcej błędów niż oszczędności.
Drugi sygnał to planowane wejście na kolejny serwis sprzedażowy. Każdy nowy kanał to dodatkowy panel, dodatkowe reguły i dodatkowe miejsce, w którym stan magazynowy może się rozjechać.
Można też wyszczególnić pięć sygnałów operacyjnych, po których firma powinna rozważyć rozszerzenie:
- Overselling (nadsprzedaż) – klient kupuje produkt, którego fizycznie nie ma na magazynie, bo stan w jednym kanale nie zdążył się zaktualizować w pozostałych. Według Digital Commerce 360 ok. 34% sprzedawców internetowych odnotowało rozbieżności magazynowe prowadzące do takich sytuacji[1].
- Mnożenie pracy ręcznej – zespół spędza godziny na przepisywaniu adresów do systemów kurierskich i kopiowaniu numerów faktur.
- Rosnąca liczba pomyłek przy pakowaniu – niewłaściwy wariant, zły rozmiar, brakujący element zestawu. Każda taka wysyłka to koszt zwrotu.
- Brak czasu na rozwój – właściciel lub zespół gasi pożary logistyczne zamiast zajmować się marketingiem, poszerzaniem asortymentu czy negocjacjami z dostawcami.
- Potrzeba połączenia z księgowością i ERP – ręczne fakturowanie i brak automatycznego obiegu dokumentów stają się wąskim gardłem.
Jeśli sprzedaż odbywa się wyłącznie przez jeden kanał przy stabilnym, niewielkim wolumenie, sama platforma sklepowa wciąż wystarcza. OMS zwraca się na powtarzalności i skali.
Jakie korzyści daje połączenie platformy sklepowej z OMS?
Połączenie warstwy sklepowej (platforma) z zapleczem operacyjnym (OMS) sprawia, że zamiast logowania się do osobnych paneli każdego serwisu sprzedażowego, wszystkie zamówienia trafiają do jednego miejsca. Stany magazynowe synchronizują się automatycznie między kanałami: zakup na Allegro natychmiast obniża dostępność w sklepie i na OLX. Znika ryzyko podwójnej sprzedaży tego samego produktu. Ceny, opisy i zdjęcia można aktualizować zbiorczo na wielu kontach naraz.
Moduł WMS w systemie OMS zmienia także sposób pracy magazynu:
- kompletacja zamówień ze skanerem kodów kreskowych eliminuje karty papierowe i domysły;
- system wyznacza optymalną ścieżkę zbierania produktów według numerów regałów i półek;
- zeskanowanie niewłaściwego produktu wywołuje sygnał dźwiękowy i wibrację – błąd zostaje wychwycony przed zapakowaniem;
- po zeskanowaniu ostatniej pozycji w zamówieniu system automatycznie drukuje list przewozowy i dokument handlowy na drukarce etykiet.
OMS pozwala zdefiniować tzw. wyzwalacze, czyli automatyczne akcje uruchamiane po spełnieniu określonego warunku. Przykład: zmiana statusu zamówienia na „opłacone” automatycznie generuje fakturę, zamawia podjazd kuriera i wysyła klientowi e-mail z numerem przesyłki.
Dane o transakcjach przepływają do programów księgowych i systemów ERP bez ręcznego eksportu. Zwroty i reklamacje obsługuje rozbudowany moduł RMA (system obsługi zwrotów i reklamacji) z historią każdego zgłoszenia i automatycznym powiadamianiem klienta.
Jak w praktyce przebiega rozszerzenie platformy o system OMS?
Sellingo i system OMS z oferty eSprzedaż zostały zaprojektowane do współpracy. Integracja przebiega łatwiej niż łączenie narzędzi od różnych dostawców:
- Sklep Sellingo łączy się z panelem OMS przez API (interfejs programistyczny). Nie wymaga to pisania kodu ani długich prac wdrożeniowych.
- Baza produktów, stany magazynowe i zamówienia z własnego sklepu oraz zewnętrznych serwisów sprzedażowych zostają zebrane w jednym panelu.
- Sprzedawca nie musi wdrażać wszystkiego naraz. Najpierw może włączyć np. moduł zamówień, potem WMS ze skanerem, potem połączenia z ERP i kolejnymi kanałami sprzedaży.
Automatyzacja nałożona na bałagan w firmie jedynie go utrwali, więc przed uruchomieniem OMS przydaje się kilka kroków przygotowawczych:
- Audyt procesów, szczególnie ścieżki zamówienia od zakupu do wysyłki i zidentyfikowanie miejsc, w których najczęściej powstają błędy.
- Porządki w katalogu i magazynie. Spójna struktura produktów, uzupełnione kody EAN, oznaczone regały i półki ułatwiają automatyzację,
- Zdefiniowanie reguł automatyzacji, czyli ustalenie, kiedy system ma wystawiać faktury, zamawiać kuriera i wysyłać powiadomienia. Reguły najlepiej spisać przed konfiguracją, nie w jej trakcie.
- Zapoznanie pracowników z nowym panelem i obsługą skanerów kodów kreskowych.
- Przepuszczenie zamówień testowych w różnych scenariuszach, a po starcie – śledzenie czasu kompletacji i liczby reklamacji.
Platforma sklepowa i OMS – jak je połączyć na swoją korzyść?
Platforma sklepowa i system OMS obsługują dwa różne etapy sprzedaży internetowej. Pierwsza buduje witrynę, przyjmuje zamówienia i prezentuje ofertę. Drugi koordynuje to, co dzieje się potem: logistykę, dokumentację, obsługę wielu kanałów, zwroty.
Rozszerzenie ma sens, gdy wolumen zamówień, liczba kanałów lub złożoność operacji magazynowych przerasta możliwości samej platformy. W przypadku Sellingo integracja z systemem OMS z grupy eSprzedaż przebiega bez prac programistycznych, a moduły można uruchamiać stopniowo – zgodnie z bieżącymi potrzebami.
FAQ
Czy platforma sklepowa zastąpi system OMS?
Nie. Platforma obsługuje witrynę, koszyk i bezpośrednią sprzedaż. OMS przejmuje zarządzanie zamówieniami, stanami magazynowymi i logistyką przy większej skali. Oba narzędzia uzupełniają się, nie konkurują.
Ile zamówień miesięcznie uzasadnia wdrożenie systemu OMS?
Orientacyjny próg to ok. 100 zamówień miesięcznie, ale sam wolumen nie decyduje. Równie istotna jest liczba kanałów i to, czy firma prowadzi własny magazyn. Firma z 80 zamówieniami rozłożonymi na cztery serwisy sprzedażowe może potrzebować OMS bardziej niż ta ze 150 zamówieniami w jednym sklepie.
Czy rozszerzenie Sellingo o system OMS wymaga programisty?
Nie. Sellingo i system OMS należą do grupy eSprzedaż i komunikują się przez gotowe API. Konfiguracja sprowadza się do połączenia kont i ustawienia reguł synchronizacji – bez pisania kodu.
Czym OMS różni się od ERP?
OMS zarządza realizacją zamówień: kompletacją, wysyłką, synchronizacją stanów, zwrotami. ERP (Enterprise Resource Planning, czyli system planowania zasobów przedsiębiorstwa) obsługuje finanse, kadry i administrację. W większych firmach oba pracują równolegle – OMS przekazuje dane o transakcjach do ERP, który je rozlicza.
- [1] https://www.skulabs.com/inventory-management/the-hidden-operational-cost-of-overselling-in-ecommerce
