Moduł reklamacji towaru w sklepach Sellingo

Prowadząc sklep online z asortymentem o dużym wskaźniku zwrotów musisz być przygotowany na dużą liczbę odsyłanych z powrotem paczek. Sprawdź jak Sellingo może pomóc rozwiązać ten problem. 

Odsyłanie paczek z powrotem jest częstym problemem dla sklepów online, zwłaszcza gdy mają duży wskaźnik zwrotów. Sellingo może pomóc w rozwiązaniu tego problemu poprzez dostarczenie narzędzi i funkcji, które ułatwiają zarządzanie zwrotami i procesem zwrotu płatności. Oto kilka sposobów, w jakie Sellingo może pomóc.

Moduł Reklamacji w Twoim sklepie internetowym

Moduł Reklamacji umożliwia wygodne i przejrzyste prowadzenie ewidencji składanych reklamacji dotyczących towarów oraz zamówień, które klienci chcą zareklamować w Twoim sklepie Sellingo. Dzięki dobrze zorganizowanemu procesowi składania i rozpatrywania reklamacji możesz zaoszczędzić wiele czasu, który zazwyczaj jest poświęcany na zarządzanie tego rodzaju dokumentami. Pilnowanie terminów i prawidłowe wysyłanie powiadomień o statusie reklamacji również stanowią istotną część procesu reklamacyjnego. Dzięki temu możesz skutecznie zarządzać reklamacjami i zapewnić klientom satysfakcję z obsługi. Obecnie obsługę reklamacji udostępniamy w ramach Funkcji Eksperymentalnej.

Usprawnij przyjmowanie reklamacji w Twoim biznesie

Moduł Reklamacji Sellingo posiada wszystkie niezbędne funkcje umożliwiające rejestrację, przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji. Pozwala na odbieranie załączników oraz przypisywanie reklamacji do konkretnych zamówień. Dzięki możliwości wprowadzania modyfikacji poprzez edycję złożonych reklamacji, jesteś w stanie skutecznie zarządzać zgłoszeniami reklamacyjnymi. Dodatkowo, umożliwia wydruk oraz pobieranie dokumentów w formacie PDF. System umożliwia także wysyłanie powiadomień o statusach reklamacji, informując zarówno o postępie rozpatrywania, jak i ewentualnej konieczności uzupełnienia informacji.

Ponadto, formularz złożenia reklamacji możesz wysłać do swoich klientów jako link, który pozwala na wyświetlenie go na osobnej stronie. Dzięki temu możesz łatwo udostępnić formularz klientom, którzy dokonali zakupu na Twojej aukcji na platformie Allegro. Dzięki tym funkcjom skutecznie zoptymalizujesz procesy związane z obsługą reklamacji, co może przyczynić się do zwiększenia satysfakcji klientów oraz efektywności Twojego sklepu.

Kroki do złożenia reklamacji

Aby złożyć reklamację klient powinien postępować zgodnie z wytycznymi.

1. Przygotowanie dokumentacji – przed złożeniem reklamacji klient musi przygotować wszystkie dokumenty dotyczące zakupu, takie jak paragon lub faktura, dowód zakupu, zdjęcia produktu (jeśli jest uszkodzony) oraz wszelką korespondencję z Tobą, jako sprzedawcą.
2. Kontakt ze sprzedawcą – u którego dokonany został zakup. Może być osobiście w sklepie, telefonicznie, mailowo lub poprzez formularz reklamacyjny RMA dostępny na stronie internetowej sklepu Sellingo. Z Twojej perspektywy w Panelu Administracyjnym pojawi się wiadomość odnośnie reklamacji złożonej przez klienta poprzez formularz RMA. Możesz również samodzielnie stworzyć zgłoszenie w przypadku osobistego zgłoszenia reklamacji.
3. Opisanie problemu – dokładne wyjaśnienie, jakie klient ma żądania oraz dlaczego uważa, że ma podstawy do reklamacji zakupionego w Twoim sklepie towaru. Dobrze jest, gdy klient odniesie się do swoich działań podjętych do tej pory w sprawie reklamacji (o ile takie istnieją).
4. Zgłoszenie reklamacji – klient ma obowiązek przedstawić dokumentację dotyczącą reklamacji sprzedawcy i złożyć oficjalny wniosek reklamacyjny.
5. Odpowiedź sprzedawcy – Ty jako sprzedawca masz obowiązek rozpatrzyć reklamację i udzielić odpowiedzi w określonym terminie.

Jeśli nie wyrazisz zgody na reklamację lub nie odpowiesz klientowi w terminie, może on skorzystać z innych środków ochrony prawnej, takich jak skierowanie sprawy do Rzecznika Praw Konsumenta czy też sądu. Jeśli potrzebujesz dalszej pomocy w związku z reklamacją, warto skonsultować się z prawnikiem lub organizacją konsumencką.

W całym procesie wspierać Cię będzie oprogramowanie
dla sklepów internetowych Sellingo.

Śledzenie procesu reklamacji i powiadomienia

Statusy złożonej reklamacji pozwalają na śledzenie procesu reklamacyjnego w czasie rzeczywistym. Jeśli masz skonfigurowaną pocztę, po zmianie statusu reklamacji, Twój sklep automatycznie wysyła powiadomienia do klientów. Sam decydujesz, czy chcesz wysyłać statusy do klienta oraz jaką treść powinny zawierać. Możesz dostosować informacje zawarte w powiadomieniu do indywidualnych potrzeb i preferencji klientów.

Jeśli włączysz powiadomienia SMS, również będą one automatycznie wysyłane, co pozwoli na jeszcze skuteczniejsze informowanie klientów o postępie ich reklamacji. Dzięki temu zapewnisz transparentność procesu reklamacyjnego i umożliwisz klientom śledzenie postępów w rozpatrywaniu ich zgłoszeń.

Co więcej możemy Ci zaoferować przy obsłudze sklepu online?

Proces reklamacyjny przebiegnie bez problemów również przez bezbłędne działanie Panelu Administracyjnego, możliwość anulowania zamówień oraz integracją Sellingo z innymi narzędziami.

Panel Administracyjny sklepu internetowego Sellingo

Panel Administracyjny sklepu Sellingo oferuje narzędzia, dzięki którym możesz łatwo zarządzać zwrotami zamówień pochodzącymi ze sklepu oraz z Allegro. Dzięki temu możesz szybko uzyskać dokumenty zwrotu i uzupełnić informacje dotyczące zwrotów.

Anulowanie zamówień

W Sellingo można łatwo anulować zamówienia oczekujące i uzyskać zwrot prowizji z Allegro. Przejdź do zakładki Oczekujące zamówienia i kliknij Anuluj przy wybranym zamówieniu. Zostaniesz przeniesiony do formularza zwrotu prowizji Allegro.

Integracja z innymi narzędziami

Sellingo umożliwia integrację z różnymi narzędziami, takimi jak Trustisto, co pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie sprzedażą i lepsze dopasowanie produktów dla danego klienta, co minimalizuje ryzyko późniejszych zwrotów towaru.

Prawa konsumenta do reklamacji towaru

Prawa konsumenta do reklamacji towaru w Polsce w 2024 roku obejmują kilka istotnych punktów. Oto najważniejsze z nich.

Gwarancja – konsument ma prawo do gwarancji na zakupiony towar, co oznacza, że w przypadku stwierdzenia wady towaru w okresie gwarancji, ma on prawo do bezpłatnej naprawy lub wymiany towaru na nowy.

Rękojmia – konsument ma prawo do skorzystania z rękojmi, czyli możliwości zgłoszenia reklamacji w przypadku stwierdzenia wady towaru, która istniała już w chwili zakupu, ale została zauważona później. W takim przypadku konsument może żądać naprawy, wymiany towaru na nowy, obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy.

Terminy – konsument powinien zwrócić uwagę na terminy, w których może zgłosić reklamację. Terminy te mogą się różnić w zależności od rodzaju towaru i wady, dlatego ważne jest, aby sprawdzić je w dokumentacji dołączonej do zakupionego towaru i regulaminie sklepu internetowego.

Uprawnienia – konsument ma prawo do skorzystania z reklamacji bez dodatkowych opłat. Sprzedawca nie może nałożyć na konsumenta dodatkowych kosztów związanych z procesem reklamacji.

Pamiętaj, że powyższe informacje mają charakter ogólny, a szczegółowe prawa konsumenta mogą być określone w polskim prawie konsumenckim oraz w dokumentacji towarzyszącej zakupionemu towarowi. Jeśli masz konkretny problem z reklamacją towaru, zalecamy konsultację z prawnikiem lub organizacją zajmującą się ochroną praw konsumenta.

Porady dotyczące skutecznego rozpatrywania reklamacji

Zachowanie spokoju i uprzejmości w komunikacji z klientem

Choć sytuacja reklamacyjna może być stresująca, ważne jest zachowanie spokoju i uprzejmości podczas kontaktu ze sprzedawcą. Pozwoli to na bardziej konstruktywną rozmowę i zwiększy szansę na pozytywne rozpatrzenie reklamacji.

Dokładne udokumentowanie problemu

Zbierz jak najwięcej dowodów dotyczących reklamacji, takich jak paragon lub faktura, dowód zakupu, zdjęcia produktu (jeśli jest uszkodzony) oraz wszelką korespondencję z klientem (zrobisz to w oprogramowaniu Sellingo). Im więcej solidnych dowodów, tym łatwiej będzie udowodnić swoje racje.

Zgodność z przepisami prawa

Zapoznaj się z przepisami prawa dotyczącymi reklamacji, aby mieć pewność, że jej rozpatrzenie jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Posiadanie wiedzy na temat swoich praw jako sprzedawcy oraz praw konsumenta może pomóc w skutecznym rozpatrzeniu reklamacji.

Przedstawienie żądania reklamacyjnego

Wymagaj wyraźnego i zwięzłego przedstawienia problemów klienta związanych z zakupionym towarem oraz żądanie wobec sprzedawcy. Im bardziej klarowne będzie Twoje żądanie, tym łatwiej będzie je rozpatrzyć.

Monitorowanie postępu reklamacji

Regularnie kontaktuj się z klientem w razie jakichkolwiek wątpliwości, aby jak najszybciej umożliwić postęp rozpatrywania reklamacji. Upewnij się, że masz zapisane daty rozmów, treść korespondencji oraz imiona osób, z którymi rozmawiałeś – w rejestrowaniu mailowej komunikacji przyjdzie z pomocą Sellingo.

Korzystanie z dodatkowej pomocy

W razie potrzeby skonsultuj się z Rzecznikiem Praw Konsumenta, prawnikiem lub organizacją konsumencką, które mogą udzielić dodatkowej pomocy w rozpatrywaniu reklamacji.